บริหารเจ้าหนี้และลูกหนี้การค้า (AP และ AR) ในประเทศไทย

การบริหารเจ้าหนี้และลูกหนี้การค้า (AP และ AR) คือการจัดการใบแจ้งหนี้จากผู้ขายในแต่ละวัน (เจ้าหนี้การค้า: ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ คำนวณภาษีหัก ณ ที่จ่าย ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย และกำหนดตารางการจ่ายเงิน) และใบแจ้งหนี้ถึงลูกค้า (ลูกหนี้การค้า: ออกใบกำกับภาษี ณ จุดความรับผิดในการเสียภาษีที่ถูกต้อง ติดตามยอดค้างชำระ และเรียกเก็บเงิน) ซึ่งแตกต่างจากการทำบัญชีที่บันทึกรายการที่เกิดขึ้นแล้ว และแตกต่างจากงานบริหารเงิน (Treasury) ที่ดำเนินการจ่ายเงินตามที่อนุมัติแล้ว

ตั้งแต่ประมาณ 10 ใบแจ้งหนี้จากผู้ขายและถึงลูกค้าต่อเดือน บริการเฉพาะมักคุ้มค่าในตัวเองจาก (ก) ภาษีซื้อที่คุณเก็บไว้ได้เพราะยื่น ภ.พ.36 ถูกต้อง (ข) หนี้สูญที่ลดลงเพราะติดตามใบแจ้งหนี้ค้างชำระก่อนครบอายุความ และ (ค) เวลาพนักงานที่ประหยัดได้จากการออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย การชำระผ่าน e-WHT และการติดตามงาน การทำบัญชีอย่างเดียวเป็นการบันทึกรายการเหล่านี้หลังเกิดขึ้นแล้ว ไม่ได้บริหารจัดการรายการเหล่านั้น

ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (9) และกฎกระทรวง ฉบับที่ 186 (พ.ศ. 2534) หนี้สูญจะหักเป็นรายจ่ายได้ก็ต่อเมื่อเคยบันทึกเป็นรายได้มาก่อน มีการติดตามทวงถามจริงและมีหลักฐาน และสำหรับหนี้ที่เกิน THB 500,000 ต่อลูกหนี้หนึ่งราย ต้องได้ดำเนินการฟ้องร้องแล้ว (เว้นแต่ค่าใช้จ่ายในการฟ้องร้องจะสูงกว่าจำนวนหนี้) ลูกหนี้ที่ค้างมานานเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ การหักรายจ่ายขึ้นอยู่กับการปฏิบัติตามขั้นตอน

ณ จุดความรับผิดในการเสียภาษี สำหรับการขายสินค้า (ประมวลรัษฎากร มาตรา 78) โดยทั่วไปคือเมื่อส่งมอบสินค้า หรือก่อนนั้นหากได้รับชำระเงินหรือออกใบกำกับภาษีก่อน สำหรับการให้บริการ (มาตรา 78/1) โดยทั่วไปคือเมื่อได้รับชำระเงิน หรือก่อนนั้นหากออกใบกำกับภาษีหรือลูกค้าได้ใช้บริการก่อน ดังนั้นการขายสินค้าที่ให้เครดิต 30 วันต้องออกใบกำกับภาษีเมื่อส่งมอบ ไม่ใช่เมื่อลูกค้าชำระเงิน ใบกำกับภาษีที่ออกล่าช้าหรือลงวันที่ย้อนหลังทำให้การขอใช้ภาษีซื้อของผู้ซื้อมีความเสี่ยง และอาจทำให้คุณต้องเสียเงินเพิ่ม

เมื่อจ่ายเงินผ่านระบบ e-WHT ของธนาคารไทยที่เข้าร่วมโครงการ อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับค่าบริการ ค่าเช่า ค่าโฆษณา และการจ่ายเงินที่คล้ายกันจะลดลงเหลือ 1% (แทนอัตราปกติ 2% ถึง 5%) ธนาคารนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่ายต่อกรมสรรพากรแทนคุณ จึงไม่ต้องออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายแบบกระดาษ และไม่ต้องยื่น ภ.ง.ด.3 / ภ.ง.ด.53 รายเดือนสำหรับรายการเหล่านั้น ภาษีหัก ณ ที่จ่ายเป็นการชำระภาษีล่วงหน้าของผู้ขาย ไม่ใช่ต้นทุนของคุณ ประโยชน์ที่ได้คือเอกสารที่ง่ายขึ้นสำหรับคุณและกระแสเงินสดที่ดีขึ้นสำหรับผู้ขาย อัตราที่ลดลงมีระยะเวลาจำกัดและได้รับการขยายเวลามาแล้วหลายครั้ง ล่าสุดถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2027 เราจึงยืนยันระยะเวลาที่มีผลเมื่อตั้งค่าให้คุณ

ภ.พ.36 คือแบบที่บริษัทไทยใช้ประเมินและนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม 7% เองสำหรับบริการที่ซื้อจากต่างประเทศ เช่น Google Ads, Meta, AWS, Microsoft 365 ที่ปรึกษาต่างประเทศ หรือค่าสิทธิที่จ่ายให้บริษัทแม่ คุณต้องยื่น ภ.พ.36 ภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (วันที่ 15 หากยื่นออนไลน์) ชำระ 7% และหากจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถขอใช้เป็นภาษีซื้อในแบบ ภ.พ.30 รายเดือนงวดถัดไปได้ หากไม่ยื่น คุณจะเสียเครดิตภาษีซื้อ และต้องเสียเบี้ยปรับและเงินเพิ่ม

ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ (ป.พ.พ.) มาตรา 193/34 สิทธิเรียกร้องค่าสินค้าและค่าบริการจำนวนมากต้องฟ้องร้องภายใน 2 ปีนับจากวันครบกำหนดชำระ กรณีที่ลูกค้าซื้อไปเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง อายุความมักยาวกว่า (5 ปี) เมื่อพ้นกำหนดแล้วคุณจะเสียสิทธิฟ้องร้อง แม้หนี้นั้นจะมีอยู่จริง เนื่องจากหลักเกณฑ์ขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริง Plizz จึงแจ้งเตือนลูกหนี้ที่ค้างเกิน 18 เดือน และแนะนำให้ส่งหนังสือทวงถามอย่างเป็นทางการก่อนครบ 2 ปี

อัตราตามกฎหมายไทยสำหรับการจ่ายเงินไปต่างประเทศซึ่งยื่นด้วยแบบ ภ.ง.ด.54 คือ 15% สำหรับค่าสิทธิ ดอกเบี้ย และค่าบริการหรือค่าบริหารจัดการ และ 10% สำหรับเงินปันผล อนุสัญญาภาษีซ้อน (DTA) 61 ฉบับของไทยสามารถลดอัตราเหล่านี้ได้ และค่าบริการมักได้รับยกเว้นเมื่อผู้ให้บริการไม่มีสถานประกอบการถาวรในประเทศไทย หากต้องการใช้สิทธิตามอนุสัญญา คุณต้องได้รับหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ของผู้ขายจากหน่วยงานภาษีของประเทศนั้นก่อนจ่ายเงิน หากไม่มี จะต้องใช้อัตราเต็มตามกฎหมายไทย

การทำบัญชีบันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว ส่วนการบริหารเจ้าหนี้และลูกหนี้จัดการรายการที่ยังค้างอยู่ก่อนเข้าสู่บัญชีแยกประเภท ได้แก่ ใบแจ้งหนี้จากผู้ขายที่ต้องตรวจสอบ ใบแจ้งหนี้ถึงลูกค้าที่ต้องเรียกเก็บ และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่ต้องออก เมื่อมีใบแจ้งหนี้เกินประมาณ 10 ใบต่อเดือน กระบวนการ AP และ AR ที่แยกออกมาจะดักจับข้อผิดพลาดก่อนเข้าสู่บัญชี และทำให้มั่นใจว่าไม่มีหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายใบใดตกหล่น