Gestion fournisseurs et clients (AP/AR) en Thaïlande

La gestion AP/AR est le traitement quotidien des factures fournisseurs (comptes fournisseurs : les contrôler, calculer la retenue à la source, émettre les certificats de WHT, programmer les paiements) et des factures clients (comptes clients : émettre les factures fiscales au bon fait générateur, suivre les impayés et les recouvrer). Elle se distingue de la tenue comptable, qui enregistre les opérations réalisées, et de la trésorerie, qui exécute les paiements approuvés.

À partir d'environ 10 factures fournisseurs et clients par mois, un service dédié est en général rentabilisé grâce à : (a) la TVA déductible que vous conservez parce que le PP 36 est correctement déposé, (b) moins de créances irrécouvrables parce que les impayés sont relancés avant le délai légal, et (c) le temps gagné par votre équipe sur les certificats de WHT, les paiements e-WHT et les relances. La tenue comptable seule enregistre ces opérations après coup ; elle ne les gère pas.

Selon l'article 65 Bis (9) du Revenue Code et la Ministerial Regulation n° 186 (B.E. 2534), une créance irrécouvrable n'est déductible que si elle a été comptabilisée en produit, que de réelles démarches de recouvrement ont été engagées et documentées et, pour les créances supérieures à THB 500,000 par débiteur, qu'une action en justice a été introduite (sauf si les frais de justice dépassent le montant de la créance). L'ancienneté d'une créance ne suffit pas : la déduction dépend du respect de la procédure.

Au fait générateur. Pour les biens (article 78 du Revenue Code), il s'agit en général de la livraison, ou d'un moment antérieur si vous recevez le paiement ou émettez la facture fiscale avant. Pour les services (article 78/1), il s'agit en général de la réception du paiement, ou d'un moment antérieur si vous émettez la facture fiscale ou si le client utilise le service avant. Une vente de biens payable à 30 jours exige donc sa facture fiscale à la livraison, et non au paiement. Des factures tardives ou antidatées mettent en risque la déduction de TVA de l'acheteur et peuvent entraîner des majorations pour vous.

Lorsqu'un paiement passe par le système e-WHT d'une banque thaïlandaise participante, le taux de WHT sur les services, loyers, frais de publicité et paiements similaires tombe à 1 % (au lieu des 2 % à 5 % habituels). La banque déclare la WHT au Revenue Department à votre place : plus de certificats de WHT papier ni de déclarations mensuelles PND 3 / PND 53 pour ces paiements. La WHT est un acompte sur l'impôt de votre fournisseur, pas un coût pour vous : le gain, ce sont des formalités simplifiées pour vous et une meilleure trésorerie pour vos fournisseurs. Le taux réduit est temporaire et a été prolongé plusieurs fois, dernièrement jusqu'au 31 décembre 2027 ; nous confirmons donc la période en vigueur lors du paramétrage. Le paramétrage fait partie de notre mise en place.

Le PP 36 est le formulaire qu'une société thaïlandaise utilise pour autoliquider et payer la TVA de 7 % sur les services achetés à l'étranger : Google Ads, Meta, AWS, Microsoft 365, consultants étrangers ou redevances versées à une société mère. Vous déposez le PP 36 avant le 7 du mois suivant (le 15 en cas de déclaration en ligne), payez les 7 % et, si vous êtes assujetti à la TVA, les récupérez comme TVA déductible sur votre déclaration de TVA mensuelle suivante (PP 30). Si vous l'omettez, vous perdez le crédit de TVA déductible et devez des pénalités et majorations.

Selon l'article 193/34 du Civil and Commercial Code (CCC), de nombreuses créances pour vente de biens et prestation de services doivent être portées devant le tribunal dans les 2 ans suivant la date d'échéance ; lorsque le client a acheté pour sa propre activité, le délai est souvent plus long (5 ans). Passé ce délai, vous perdez le droit d'agir en justice, même si la dette est réelle. Comme la règle dépend des faits, Plizz signale toute créance de plus de 18 mois et recommande une mise en demeure avant l'échéance des 2 ans.

Le taux de droit interne sur les paiements à l'étranger, déclarés sur le PND 54, est de 15 % pour les redevances, les intérêts et les honoraires de services ou de gestion, et de 10 % pour les dividendes. Les 61 conventions fiscales (DTA) signées par la Thaïlande peuvent réduire ces taux, et les honoraires de services sont souvent exonérés lorsque le prestataire n'a pas d'établissement stable en Thaïlande. Pour appliquer une convention, vous devez obtenir le certificat de résidence du fournisseur, délivré par son administration fiscale, avant de payer ; à défaut, le taux de droit interne s'applique en totalité.

La tenue comptable enregistre ce qui s'est déjà passé. La gestion AP/AR traite les éléments en cours avant qu'ils n'arrivent dans le grand livre : factures fournisseurs à contrôler, factures clients à encaisser, certificats de WHT à émettre. Au-delà d'environ 10 factures par mois, un processus AP/AR distinct détecte les erreurs avant qu'elles n'atteignent les comptes et garantit qu'aucun certificat de WHT n'est oublié.